Mission
Vos principales missions seront :
· Secrétariat et assistance des gestionnaires,
· Gestion et suivi rigoureux du planning,
· Traitements des appels téléphoniques, courriels et courriers mandants,
· Gestion opérationnelles des réservations de salles,
· Etablissement et envoi des convocations Conseil de Surveillance et Assemblées Générales,
· Participation aux assemblées (en journée) : Saisies des votes par correspondance,
· Organisation et gestion des opérations d’émargement, Secrétariat en assemblée générale…
· Diffusion des relevés de décisions (comptes-rendus et procès-verbaux),
· Respect des délais légaux,
· Suivi des facturations attachées à l’organisation des réunions (réservation salles et prestataires routage),
· Constitution, classement et archivage dossiers,
· Interface avec services internes transverses (registre, comptabilité, contentieux, direction exploitation, Résidences) et prestataires externes.
Profile
Dans le cadre de ces missions, vous devrez faire preuve d’une grande rigueur, d’organisation, avoir le sens des priorités, un bon relationnel, un bon rédactionnel et être à l’aise avec les outils informatiques (Outlook, Word et Excel principalement).
Nous recherchons un profil avec une expérience d’au moins 3 ans sur un poste similaire, de préférence en gestion de copropriété.